Sinds een paar weken ontvangen sommige beëdigd vertalers en tolken geautomatiseerde mails van het mailadres [email protected] als reactie op onlangs via Peppol ingediende facturen voor vertaal- en tolkopdrachten (die meestal nog niet verwerkt zijn door het taxatiebureau). De inhoud van de mails is standaard de volgende:
"Beste,
De onderstaande documenten bevatten geen geldig bestelnummer in de gestructureerde gegevens van de Peppol-factuur.
Wij vestigen uw aandacht op het feit dat de via Peppol verzonden factuur niet beperkt is tot de bijgevoegde PDF. Zij bevat ook gestructureerde elektronische gegevens, in XML/UBL-formaat, waarin de informatie is opgenomen die nodig is voor de automatische verwerking van de factuur: factuurnummer, bedrag, gegevens van de partijen, bestelreferenties, enz
Ook wanneer het bestelnummer visueel op de bijgevoegde PDF wordt vermeld, moet het eveneens correct worden ingevuld in het daartoe voorziene veld van de Peppol-/UBL-gegevens. Bij gebrek daaraan is het onmogelijk voor de FOD Justitie om de factuur op adequate wijze te verwerken, wat maakt dat ze niet door de bevoegde dienst ten laste kan worden genomen.
Aan die documenten zal geen enkel gevolg worden gegeven.
Ter herinnering, facturen kunnen drie formaten bestelnummers bevatten :
Staatsbegroting : 45XXX
Gerechtskosten : geef « ROJ-FJGKXX » als bestelnummer (XX = nummer van het taxatiebureau). Het Justinvoice-nummer moet ook in Peppol worden vermeld. Zie bijlage PEPPOL_richtlijnen_gerechtskosten_V-22-12-2025.pdf voor de volledige richtlijnen.
Gevangenissen : geef « EPI-MASSAXXX-YYYYYY » als bestelnummer (XXX = gevangenisnummer et YYYYYY lokale referentie van de bestelling), zie bijlage EPI_num.xlsx voor de volledige lijst nummers.
Deze bestelnummers worden bij het plaatsen van de bestelling doorgegeven en moeten in het daarvoor bestemde veld op de Peppol factuur worden vermeld.
Wij danken u voor uw medewerking.
Met vriendelijke groeten,
FOD Justitie"
Wij vroegen om verduidelijking en kregen deze verdere toelichting via ons taxatiebureau:
"Beste,
De e-mail die u van [email protected] hebt ontvangen, is een geautomatiseerd bericht van de IT-dienst na ontvangst van uw elektronische facturen.
De IT-afdeling laat ons weten dat, hoewel het bestelnummer inderdaad op de PDF-kopie van de factuur staat wanneer deze via Peppol wordt ontvangen, ons boekhoudsysteem de gegevens verwerkt op basis van de gestructureerde gegevens van de elektronische factuur, oftewel de gegevens die in Peppol (UBL) zijn gecodeerd, en niet op basis van de visuele inhoud van de PDF.
In de ontvangen Peppol (UBL)-gegevens ontbreekt het bestelnummer echter momenteel, is het onvolledig of verschilt het van het bestelnummer dat in de PDF wordt weergegeven. We hebben bijvoorbeeld gevallen geconstateerd waarbij het veld leeg is, een onjuiste waarde bevat of kleine opmaakverschillen vertoont, zoals een extra spatie of een ontbrekend teken.
Zelfs als de informatie leesbaar is in de PDF, moet deze ook correct worden ingevoerd in de gestructureerde Peppol-gegevens om automatische verwerking door onze systemen mogelijk te maken.
Kunt u daarom bij het versturen van de factuur controleren of het bestelnummer correct wordt doorgegeven in het daarvoor bestemde veld in de UBL, met exact dezelfde waarde als verwacht.
Wij zouden het enorm waarderen als u hier extra aandacht aan besteedt bij het versturen van uw facturen
Bij voorbaat dank voor uw aandacht. Neem gerust contact met ons op als u nog vragen heeft.
Met vriendelijke groeten,
Gerechtskosten - Taxatie Leuven"
Concreet: bij een weigering van je Peppol-factuur door de FOPD Justitie zoals hierboven omschreven is de kans heel groot dat je het PO-nummer niet vermeld hebt in het juiste veld (bestelbonreferentie, bestelnummer of PO-nummer) van de e-factuur (UBL XML), maar wel in bijvoorbeeld de omschrijving.
In de Peppol-richtlijnen van de FOD Justitie is het als volgt geformuleerd (op pagina 7):
• Uw factuur kan niet worden behandeld indien:
o de ROJ-FJGK-referentie niet correct wordt vermeld in het veld 'Bestelnummer' of 'PO-nummer';
o het JustInvoice-nummer niet op de factuur verschijnt;
o de verplichte boekhoudkundige vermeldingen niet correct gecodeerd zijn;
Je kan dit veld desgevallend configureren via de geavanceerde UBL-instellingen. Kom je er zelf niet uit, raadpleeg zeker je boekhouder of je Peppol-dienstverlener.
Nog wat handige info:
Wat is een PO-nummer?
Als je een factuur verstuurt naar een overheidsdienst (B2G - Business to Government), is het verplicht om een PO-nummer of bestelnummer mee te geven.
Een PO-nummer is een unieke referentie die door de klant wordt aangemaakt bij een bestelling. Het koppelt een factuur rechtstreeks aan een goedgekeurde inkooporder binnen het systeem van de klant. Hierdoor kan de factuur automatisch worden verwerkt.
Grote bedrijven en overheden werken bijna altijd met PO-nummers. In sommige organisaties wordt een factuur zonder PO-nummer zelfs geweigerd. Bij kmo's en zelfstandigen is het minder gebruikelijk.
Zonder PO-nummer (ordernummer) weigert de boekhouding van veel overheidsinstellingen (zoals de FOD Justitie) je factuur.
Bij de FOD Justitie en meer specifiek bij de facturatie van prestaties van gerechtskosten in strafzaken, is (volgens de Peppol-richtlijnen) het PO-nummer "een code die de mogelijkheid biedt het onderwerp van de factuur en het taxatiebureau van bestemming te identificeren".
Volgens de Peppol-richtlijnen van de FOD Justitie moet je achter het veld 'Bestelnummer' of 'PO-nummer' de 'ROJ-FJGK'- referentie vermelden, gevolgd door het identificatienummer van het taxatiebureau, zoals hieronder aangegeven.
Lijst van de ROJ-FJGK-referenties per taxatiebureau:
ROJ-FJGK01 = Antwerpen
ROJ-FJGK02 = Hasselt (Limburg)
ROJ-FJGK03 = Bergen (Henegouwen)
ROJ-FJGK04 = Brussel NL
ROJ-FJGK05 = Brussel FR
ROJ-FJGK06 = Leuven
ROJ-FJGK07 = Nijvel (Waals-Brabant)
ROJ-FJGK08 = Brugge (West-Vlaanderen)
ROJ-FJGK09 = Gent (Oost Vlaanderen)
ROJ-FJGK10 = Aarlen (Luxemburg)
ROJ-FJGK11 = Namen
ROJ-FJGK12 = Eupen
ROJ-FJGK13 = Luik
ROJ-FJGK99 = Centraal bureau
